Организаторы практически любого мероприятия, будь то бесплатная выставка или крупный международный форум, заинтересованы в обеспечении контролируемого прохода участников и посетителей на свое мероприятие. Для одних мероприятий более важно просто не допустить разного рода нежелательную публику, для других это больше вопрос безопасности, для третьих – в первую очередь престижа и солидности проводимого мероприятия. Так или иначе, но все хотят знать, кто планирует посетить, кто сейчас на площадке или уже посетил и покинул их мероприятие.

Для крупных мероприятий часто требуется дополнительное разграничение доступа по времени посещения площадки мероприятия или отдельных залов/зон. Например, сотрудники компаний, имеющие свои стенды на выставке, могут проходить на площадку мероприятия с 8:00 до 20:00, а посетители – только с 10:00 до 19:00. При этом ни экспоненты, ни посетители не имеют права доступа в штаб организаторов или другие служебные помещения и зоны, доступные лишь для сотрудников организатора мероприятия и его компаний-подрядчиков.

Отдельным случаем является участие в мероприятии первых лиц государств – уровень требуемой безопасности и, как следствие, контроля доступа сразу же существенно увеличивается. От того, насколько грамотно и эффективно будет организован визит первых лиц, напрямую зависят впечатления участников – безусловно, подобный визит наверняка подчеркнет высокий статус мероприятия, однако он также несет в себе и определенные неудобства. Задолго до начала мероприятия необходимо согласовать с ФСО и другими государственными службами всю систему безопасности и контроля доступа, обеспечить сбор паспортных данных всех участников и их передачу в центр аккредитации ФСО на согласование, а также подготовить и обеспечить оперативное взаимодействие на время проведения мероприятия.

Для обеспечения современного уровня контроля доступа и учета посетителей требуется специализированное оборудование и программное обеспечение. Компания ООО «Национальные Технологии Безопасности» предлагает организацию контроля доступа и учета посетителей «под ключ» с гарантией современного уровня предоставляемой услуги, включая комфортное прохождение всех необходимых процедур для участников и посетителей мероприятия.

Компоненты и этапы работ.

  1. Определение оптимального типа контроля доступа на мероприятие и в отдельные зоны:

    • ручные терминалы для работы с QR и штрих-кодами на бейджах;
    • напольные терминалы с монитором;
    • турникеты;
  2. Подбор оптимального варианта размещения точек контроля доступа и сбора данных по перемещению участников исходя из особенностей площадки мероприятия, задач и пожеланий организатора.
  3. При необходимости, взаимодействие со штабом ФСО по подготовке аккредитации участников и дальнейшего доступа на мероприятие.
  4. Согласование с организатором категорий участников мероприятия и их уровней доступа по времени и/или в отдельные залы/зоны .
  5. Согласование использования на бейджах визуальной и кодированной информации об участниках и категориях их доступа.
  6. Получение базы участников с разбивкой по категориям и другой необходимой информацией.
  7. Доставка, монтаж и настройка необходимого оборудования и системы электронной регистрации на площадке мероприятия, проверка работы.
  8. При необходимости, взаимодействие со штабом ФСО по проведению аккредитации и доступу участников на мероприятие и в отдельные залы/зоны.
  9. Обеспечение технической поддержки инженерами и техниками компании необходимых процессов на месте, а также общий контроль качества оказания услуг менеджером проекта (супервайзером на маленьких проектах) на протяжении всего мероприятия .
  10. Демонтаж оборудования по окончании мероприятия.
  11. Предоставление общего отчета и баз данных по участникам со всех точек контроля доступа и терминалов сбора данных.

Обратите внимание

Использование единой системы для электронной регистрации/аккредитации и контроля доступа и учета посетителей обеспечат организатору максимум удобства и эффективности использования системы, а также качество полученных данных для последующего анализа; Тщательно продуманная система контроля доступа и прописанные уровни доступа для отдельных категорий участников на этапе подготовки мероприятия позволят избежать конфликтных ситуаций и обеспечить участникам комфортное прохождение необходимых процедур; Размещение на бейджах персонифицированных QR-кодов обеспечивает возможность контроля доступа с помощью специализированного оборудования – ручных сканеров, турникетов и тумб; Использование в бейджах любых RFID-меток с соответствующим дополнительным оборудованием повышает уровень мероприятия в глазах участников, при этом стоимость таких бейджей не сильно отличается от обычных пластиковых или бумажных; Использование в бейджах RFID-меток дальнего действия, в совокупности с RFID-воротами, обеспечит бесконтактный контроль доступа и учет посетителей по отдельным залам/зонам.